Häufige Fragen und Antworten


Dieser Bereich wird nach und nach mit an uns herangetragenen Fragestellungen und den dazugehörigen Antworten ergänzt.

Warum verschlüsselt die Treuhand Hannover ihre E-Mails?

Die Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters stellt eine der Grundvoraussetzungen für die steuerberatende Tätigkeit dar.
Sie ist nicht nur in § 57 Abs. 1 StBerG als Berufspflicht ausdrücklich normiert, sondern nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB als Rechtsgut strafrechtlich geschützt. Im Rahmen der elektronischen Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant muss deswegen die Übermittlung von Daten durch eine geeignete Verschlüsselung geschützt sein. Ansonsten besteht die Möglichkeit, dass übersandte Daten von Dritten abgefangen und gelesen werden können.
Es besteht zudem die Gefahr, dass Geschäftsgeheimnisse Konkurrenten auf diese Weise bekannt und gegen Sie verwendet werden können.
Im Ergebnis muss sichergestellt werden, dass das Recht auf informatorische Selbstbestimmung der Mandanten gegenüber dem unbefugtem Zugriff Dritter und des Staates geschützt und damit ein sorgsamer Umgang mit den Daten der Mandanten gewährleistet wird.

Wie funktioniert die TLS-Verschlüsselung?

Die TLS-Verschlüsselung ist eine Transportverschlüsselung, die zwischen Mailservern eingesetzt werden kann. Wie der Name bereits verrät, wird die E-Mail während der Übertragung von einem zum anderen Mailserver verschlüsselt und kann während des „Transports“ von Dritten nicht gelesen werden.
Die Steuerberaterkammer empfiehlt, die Nutzung der TLS 1.2 Transportverschlüsselung. Es kann Situationen geben, in denen Ihnen die Treuhand Hannover unabhängig davon, ob Sie der TLS-Verschlüsselung zugestimmt haben oder nicht, auch weiterhin bei besonders sensiblen Daten eine PDF-Verschlüsselte E-Mail senden wird. Für diesen Fall liegen dann besondere Datenschutzbestimmungen vor.
Ob Ihr E-Mail-Provider TLS 1.2 unterstützt, können Sie mit dem folgenden Modul prüfen (bitte beachten Sie dass die eingegebene E-Mail-Adresse die Server der Treuhand bei der Prüfung verlässt):

Warum muss ich der TLS – Verschlüsselung explizit zustimmen?

Sie entscheiden, welche Verschlüsselung Sie im digitalen Austausch mit uns nutzen möchten. Der Gesetzgeber sieht hierfür jedoch vor, dass jeder, der an TLS-Verschlüsselung teilnimmt, dies nachweislich zur Kenntnis genommen hat. Dafür speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das Datum und die Uhrzeit als Nachweis Ihrer Kenntnisnahme.

Wie funktioniert die PDF/Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Verschickt ein Mitarbeiter eine E-Mail verschlüsselt, so wird der Inhalt der E-Mail mitsamt aller Anhänge in ein PDF-Dokument umgewandelt. Das PDF-Dokument wird anschließend mit einem Kennwort geschützt.
Sollten Sie sich nicht bereits vorab registriert haben, so erstellt unser Server bei erstmaligem Kontakt ein Zufallskennwort, welches Ihnen als separate E-Mail zugeschickt wird.
Dieses Kennwort können Sie im Anschluss hier ändern.

Bitte beachten Sie, dass diese Kennwortänderung erst mit der nächsten E-Mail gültig wird.
Kennwörter von bereits versendeten E-Mails lassen sich nicht mehr ändern.

Ist es möglich die PDF-Verschlüsselung von E-Mails der Treuhand Hannover an mich zu deaktivieren?

Ja, das ist möglich. Sie haben die Möglichkeit, über diesen Link dem Einsatz der TLS-Verschlüsselung zuzustimmen.

Was ist der Unterschied zwischen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einer Transportverschlüsselung?

Die Transportverschlüsselung (TLS) ist für den Schutz des Übertragungswegs zwischen E-Mail-Servern zuständig. Diese schützt davor, dass Dritte sich in den Verbindungsweg der E-Mail zwischenschalten können.
Die PDF und die PGP-Verschlüsselung sind auch allgemein als Ende-zu-Ende Verschlüsselung bekannt.
Bei dieser Verschlüsselung wird nicht der Versandweg, sondern die E-Mail selbst verschlüsselt.
Hierzu werden extra Schutzmechanismen wie z.B. eine Passwortabfrage eingebaut, die Fremden den Zugriff auf den Inhalt der E-Mails erschweren soll.

Ich habe eine neue E-Mail-Adresse, wie aktualisiere ich diese in meinem Account auf dieser Webseite?

Sollten Sie noch keine verschlüsselte E-Mail auf der neuen Adresse erhalten haben, so können Sie diese über diesen Link registrieren. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen separaten Account mit einem eigenen Kennwort handelt; ein Zusammenführen der E-Mail-Adressen ist nicht möglich.

Der an mich gesendeten E-Mail sollen eine oder mehrere Dateien angehängt sein. Wo finde ich die Anhänge?

Die Datei-Anhänge befinden sich innerhalb der PDF-Datei. Je nachdem, welches Programm Sie verwenden, unterscheidet sich der Zugriff. Beim Adobe Reader finden Sie z. B. am linken Rand eine Büroklammer. Beim Klick auf die Klammer werden Ihnen die Anhänge angezeigt.

Datei-Anhänge sind nicht da?

Einige PDF-Reader wie z.B. das native iPhone Programm sowie der Microsoft Edge sind nicht in der Lage, Anhänge innerhalb von PDF-Dateien anzuzeigen.
Wir empfehlen die Verwendung des kostenlosen Adobe Acrobat Reader.
Hier finden Sie eine Anleitung, um Anhänge mit iOS zu benutzen.

Im Anhang der PDF-Datei befindet sich ein ZIP-Archiv, das sich aber nicht öffnen oder speichern lässt.

Einige PDF-Reader sperren standardmäßig das Öffnen von ZIP-Archiven. Eine Anleitung zum Anpassen der Einstellungen im Adobe Acrobat Reader finden Sie hier.

Unterstützt die Treuhand Hannover auch PGP als alternative Methode zur Ende-zu-Ende Verschlüsselung von E-Mails??

Ja, wir sind auch in der Lage ausgehende E-Mails mit PGP zu verschlüsseln, genauso wie mit PGP verschlüsselte E-Mails zu empfangen.

Ihren PGP-Schlüssel können Sie uns per Mail an die folgende Adresse zuschicken:
mailcrypt@treuhand-hannover.de

Unseren PGP-Schlüssel können Sie über den folgenden Link herunterladen: Treuhand Hannover PGP Schlüssel Download

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